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Fallkarten Verwaltung.

Acht erfundene Fälle aus dem Verwaltungsalltag für alle, die ohne eigene Aufgabe in die Masterclass kommen: Nimm eine Karte und arbeite den ganzen Tag damit.

Alle Fälle, Texte und Regeln sind erfunden. Nichts davon gibt Vorgaben einer echten Verwaltung wieder. Du darfst alles in jedes KI-Werkzeug kopieren.

So arbeitest du mit einer Karte

Die Karte ersetzt deine eigene Aufgabe. Den Übungspfad machst du wie alle anderen.
Modul 1: Nimm den Auftrag in einem Satz als Start und bau ihn mit dem Baukasten aus.
Modul 2: Prüf den Auftrag auf Vorannahmen und lies das erste Ergebnis kritisch.
Modul 3: Ordne den Fall selbst ein und vergleich danach mit „Im Echtfall“.
Modul 4 und 5: Gib das Material als Hintergrund mit.
Transfer: Die Kriterien unter „Fertig, wenn“ sind der Start für deine Loop-Anweisung. Du darfst sie erweitern.
Fall 08 baut auf Fall 05 und Fall 07 auf.

Die acht Fälle

01Eine Bürgeranfrage beantwortenRoutine
02Ein Protokoll aus der MitschriftRoutine
03Ein Merkblatt in einfacher SpracheBürgerinformation
04Eingänge zuordnenRoutine
05Eine Vorlage für die AmtsleitungInformationen erschließen
06Einen Vorschlag abwägenEntscheidung vorbereiten
07Eine Statistik auswertenZahlen auswerten
08Fünf Folien für den AusschussPräsentation

Fall 01Routine

Fall 01 · Eine Bürgeranfrage beantworten

Die Lage

Eine Bürgerin wartet seit Wochen auf ihren Bewohnerparkausweis. Ihr alter läuft Ende des Monats ab. Sie fragt, warum es so lange dauert und ob sie dann zahlen muss.

Auftrag in einem Satz

Beantworte die Anfrage freundlich und ohne Zusagen, die wir nicht halten können.

Material

Die Anfrage (maskiert)

Sehr geehrte Damen und Herren,
ich habe vor sechs Wochen einen Bewohnerparkausweis für Zone [X] beantragt und seitdem nichts gehört. Mein alter Ausweis läuft Ende des Monats ab. Muss ich dann jeden Tag Parkgebühren zahlen? Und warum dauert das so lange?
Mit freundlichen Grüßen
[Name]

Sachstand aus dem Sachgebiet (erfunden)

- Die Bearbeitungszeit liegt derzeit bei etwa acht Wochen, Anträge werden nach Eingang bearbeitet.
- Ein abgelaufener Ausweis gilt nicht weiter, auch nicht mit Eingangsbestätigung.
- Wer die Eingangsbestätigung nicht mehr hat, bekommt sie auf Anfrage erneut per E-Mail.

Fertig, wenn

Beide Fragen sind beantwortet.
Kein Datum ist zugesagt, das nicht im Sachstand steht.
Höchstens 150 Wörter, Sie-Form.

Im Echtfall: Personenbezogen, maskiert · mindestens S0 · empfohlen S1

Bleibt bei dir: Jede Zusage im Text verantwortest du.

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Fall 02Routine

Fall 02 · Ein Protokoll aus der Mitschrift

Die Lage

Nach der Dienstberatung liegen Stichpunkte vor. Daraus soll ein Ergebnisprotokoll nach festem Schema werden: Beschlüsse, Aufgaben, offene Punkte, nächster Termin.

Auftrag in einem Satz

Mach aus den Stichpunkten ein Ergebnisprotokoll nach unserem Schema.

Material

Mitschrift der Dienstberatung (erfunden, Rollen statt Namen)

- SGL: Urlaubsplanung Dezember bis 15.11. ins Teamlaufwerk eintragen
- Kollegin A: neue Vorlage Eingangsbestätigung ist fertig. Ab Montag nutzen? SGL: ja
- Rückstand Anträge ca. 120, Ziel: bis Jahresende halbieren
- Vorschlag Kollege B: dienstags vormittags keine Telefonzeit, nur Bearbeitung. Noch keine Entscheidung, SGL klärt mit Amtsleitung
- Drucker 2. OG defekt, Kollege C meldet es bei der IT
- Nächste Dienstberatung: 12.11., 9 Uhr

Schema: Beschlüsse · Aufgaben (Wer, Was, Bis wann) · Offene Punkte · Nächster Termin

Fertig, wenn

Jeder Beschluss steht so in der Mitschrift.
Jede Aufgabe hat Wer und Bis wann, sonst steht dort „offen“.
Nicht Entschiedenes steht unter offene Punkte.

Im Echtfall: Intern, ohne Namen · mindestens S1 · empfohlen S2

Bleibt bei dir: Ob etwas beschlossen wurde, weißt nur du.

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Fall 03Bürgerinformation

Fall 03 · Ein Merkblatt in einfacher Sprache

Die Lage

Ein Hinweisblatt zur Anmeldung eines Straßenfests ist in Amtsdeutsch geschrieben. Es soll so umgeschrieben werden, dass Nachbarschaftsinitiativen es ohne Rückfrage verstehen.

Auftrag in einem Satz

Schreib das Merkblatt so um, dass es ohne Rückfrage verständlich ist.

Material

Originaltext (erfunden, die Regeln gelten nicht)

Hinweise zur Anzeige einer Veranstaltung im öffentlichen Verkehrsraum
Veranstaltungen im öffentlichen Verkehrsraum bedürfen einer Sondernutzungserlaubnis nach Maßgabe der einschlägigen Satzung. Der Antrag ist spätestens acht Wochen vor Veranstaltungsbeginn schriftlich oder elektronisch einzureichen. Beizufügen sind ein Lageplan im Maßstab 1:500, eine Beschreibung des geplanten Ablaufs sowie der Nachweis einer Veranstalterhaftpflichtversicherung. Bei Inanspruchnahme der Fahrbahn ist zusätzlich eine verkehrsrechtliche Anordnung erforderlich, die gesondert zu beantragen ist. Die Erteilung der Erlaubnis ist gebührenpflichtig; die Höhe der Gebühr bemisst sich nach Fläche und Dauer der Nutzung. Unvollständige Anträge können nicht bearbeitet werden.

Zielgruppe: Nachbarschaftsinitiativen, die zum ersten Mal ein Straßenfest anmelden.

Fertig, wenn

Alle Fristen, Unterlagen und Kosten aus dem Original sind enthalten.
Kein Satz ist länger als 15 Wörter.
Nichts ist ergänzt, was nicht im Original steht.

Im Echtfall: Öffentlich · mindestens S0 · empfohlen S1

Bleibt bei dir: Die fachliche Freigabe gibt der Fachbereich.

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Fall 04Routine

Fall 04 · Eingänge zuordnen

Die Lage

Zehn Eingänge sollen auf vier Sachgebiete verteilt werden. Manche passen eindeutig, manche zu zwei Stellen, einer zu keiner.

Auftrag in einem Satz

Ordne jeden Eingang dem zuständigen Sachgebiet zu.

Material

Zuständigkeitsliste (erfunden)

SG 1 · Bewohnerparken: Anträge, Ersatz, Änderungen von Bewohnerparkausweisen
SG 2 · Sondernutzung: Nutzung von Gehweg und Straße für Gastronomie, Baustellen, Veranstaltungen
SG 3 · Verkehrsrechtliche Anordnungen: Halteverbote, Sperrungen, Umleitungen
SG 4 · Ruhender Verkehr: Verwarnungen, Widersprüche, Hinweise auf Falschparker

Eingänge (Betreffzeilen, erfunden)

1. Antrag Bewohnerparkausweis Zone B nach Umzug
2. Widerspruch gegen Verwarnung vom 03.10.
3. Halteverbot für Umzug am 20.11. gewünscht
4. Außenbestuhlung Café, Verlängerung bis März
5. Bewohnerparkausweis verloren, bitte Ersatz
6. Baustelleneinrichtung auf dem Gehweg, drei Wochen
7. Seit Tagen parkt ein Auto vor meiner Einfahrt
8. Straßenfest in unserer Straße, brauchen wir eine Sperrung?
9. Gebührenbescheid Sondernutzung, Betrag unklar
10. Frage zu den Parkgebühren in der Innenstadt

Format: Tabelle mit Nr. · Sachgebiet · Begründung · sicher oder unsicher

Fertig, wenn

Jede Zuordnung nennt eine Zeile der Liste.
Passen zwei Sachgebiete, stehen beide da.
Passt keines, steht dort „nicht zuständig“. Nicht geraten.

Im Echtfall: Intern · mindestens S1 · empfohlen S2

Bleibt bei dir: Weiterleiten und Fristen bleiben bei dir.

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Fall 05Informationen erschließen

Fall 05 · Eine Vorlage für die Amtsleitung

Die Lage

Eine Beschlussvorlage zu einer neuen Außenstelle des Bürgerbüros soll auf einen Vermerk von einer Seite verdichtet werden: Worum geht es, was kostet es, was ist offen?

Auftrag in einem Satz

Verdichte die Vorlage auf einen Vermerk von einer Seite.

Material

Auszug aus der Beschlussvorlage (erfunden)

Betreff: Einrichtung einer Außenstelle des Bürgerbüros im Stadtteil Nord
Ausgangslage: Die Wartezeit auf einen Termin im Bürgerbüro beträgt derzeit bis zu sechs Wochen. Im Stadtteil Nord gibt es keinen eigenen Standort, die Wege zum nächsten Bürgerbüro dauern mit öffentlichen Verkehrsmitteln bis zu 40 Minuten.
Vorschlag: Ab 1. April wird eine Außenstelle in den Räumen der Stadtteilbibliothek eingerichtet, geöffnet an drei Tagen pro Woche.
Kosten: Personal 1,5 Vollzeitstellen, rund 85.000 Euro pro Jahr. Ausstattung einmalig rund 12.000 Euro. Miete fällt nicht an.
Finanzierung: Für das laufende Jahr aus dem Budget Bürgerservice. Die Deckung ab dem Folgejahr ist noch nicht geklärt.
Geprüfte Alternativen: Samstagsöffnung der bestehenden Standorte, Mehrkosten rund 40.000 Euro pro Jahr, geringere Wirkung auf die Wartezeit erwartet. Mobiler Bürgerservice, derzeit nicht umsetzbar, weil die Technik fehlt.
Beschlussvorschlag: Der Ausschuss beschließt die Einrichtung der Außenstelle zum 1. April.

Gliederung des Vermerks: Worum geht es · Was kostet es · Was ist offen · Was wird entschieden

Fertig, wenn

Jede Zahl steht so in der Vorlage.
Offene Punkte sind genannt.
Höchstens eine Seite, keine eigene Bewertung.

Im Echtfall: Öffentlich, wenn die Vorlage veröffentlicht ist · mindestens S0 · empfohlen S1

Bleibt bei dir: Ist die Vorlage nicht öffentlich, gilt die Regel des Hauses.

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Fall 06Entscheidung vorbereiten

Fall 06 · Einen Vorschlag abwägen

Die Lage

Aus dem Bürgerhaushalt kommt der Vorschlag, an allen Straßenbahn-Endhaltestellen Trinkbrunnen aufzustellen. Für die Fachrunde braucht es eine ausgewogene Gegenüberstellung.

Auftrag in einem Satz

Stell Pro und Contra zum Vorschlag ausgewogen gegenüber.

Material

Vorschlag aus dem Bürgerhaushalt (erfunden)

An allen Endhaltestellen der Straßenbahn sollen Trinkbrunnen aufgestellt werden. Gerade im Sommer warten dort viele Menschen, und Fahrpersonal hat in den Pausen oft keinen Zugang zu Wasser. Andere Städte haben gute Erfahrungen damit gemacht.

Prüfkriterien: Kosten · Nutzen · Betrieb und Hygiene · Zuständigkeit

Fertig, wenn

Pro und Contra sind gleich ausführlich.
Jede Zahl ist als Schätzung markiert oder belegt.
Es gibt keine Empfehlung, dafür eine Liste offener Fragen an das Fachamt.

Im Echtfall: Öffentlich · mindestens S0 · empfohlen S1

Bleibt bei dir: Abwägung und Empfehlung sind deine Aufgabe.

Tipp

Mach den Spiegeltest aus Modul 2. Frag einmal „Was spricht dafür?“ und in einem neuen Chat „Was spricht dagegen?“. Vergleich danach die beiden Antworten.

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Fall 07Zahlen auswerten

Fall 07 · Eine Statistik auswerten

Die Lage

Die Statistikstelle hat Termine und Wartezeiten der drei Bürgerbüros für das erste Halbjahr geschickt. Gefragt ist eine kurze Auswertung: Wo wird es eng, und wie entwickelt es sich?

Auftrag in einem Satz

Werte die Tabelle aus: Wo wird es eng, und wie entwickelt es sich?

Material

Tabelle der Statistikstelle (erfunden), erstes Halbjahr

Kennzahl;Standort;Jan;Feb;Mär;Apr;Mai;Jun
Termine;Mitte;2140;2080;2310;2250;2190;2400
Termine;West;1320;1290;1410;0;1380;1450
Termine;Süd;980;1010;1050;1120;1090;1150
Termine;Gesamt;4440;4380;4770;3370;4760;5000
Wartezeit in Tagen;Mitte;21;24;28;35;38;41
Wartezeit in Tagen;West;18;19;22;;33;36
Wartezeit in Tagen;Süd;12;13;13;15;14;16

Hinweis der Statistikstelle

Der Standort West war im April wegen Umbau geschlossen. Die Wartezeit ist der Durchschnitt zwischen Terminbuchung und Termin.

Fertig, wenn

Die Gesamtzeile ist nachgerechnet, Abweichungen sind genannt.
Der April in West zählt nicht als null.
Ursachen sind als Vermutung markiert.

Im Echtfall: Intern, ohne Personenbezug · mindestens S1 · empfohlen S2

Bleibt bei dir: Was die Zahlen bedeuten, entscheidest du.

Tipp

Lass dir jede Rechnung Schritt für Schritt zeigen und rechne zwei Werte selbst nach.

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Fall 08Präsentation

Fall 08 · Fünf Folien für den Ausschuss

Die Lage

Der Ausschuss berät über die Außenstelle Nord aus Fall 05. Du stellst die Vorlage vor und stützt sie mit den Zahlen aus Fall 07. Gebraucht wird ein Folienplan für fünf Folien.

Auftrag in einem Satz

Erstell einen Folienplan mit fünf Folien für die Ausschusssitzung.

Material

Die Vorlage aus Fall 05 und die Tabelle aus Fall 07. Wer einen der beiden Fälle schon bearbeitet hat, nimmt das eigene Ergebnis.

Pro Folie: Titel als Aussage · drei Stichpunkte · Vorschlag für die Darstellung (Tabelle, Diagramm, Text) · Sprechernotiz in zwei Sätzen
Publikum: Mitglieder des Ausschusses, keine Fachleute für Bürgerservice, zehn Minuten Redezeit.

Fertig, wenn

Jede Folie hat eine Aussage als Titel.
Jede Zahl steht in der Vorlage oder in der Auswertung.
Die Alternativen und die offene Finanzierung sind drin.

Im Echtfall: Intern bis zur Sitzung · mindestens S1 · empfohlen S2

Bleibt bei dir: Was der Ausschuss hört, vertrittst du.

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