Wie finden Unternehmen heraus, wo KI für sie sinnvoll ist?
Nicht bei der Technologie anfangen, sondern bei den Prozessen. Drei Kriterien helfen: Wie viel Zeit kostet der Prozess? Wie standardisiert ist er? Wie fehleranfällig? Wo alle drei hoch sind, lohnt sich KI am schnellsten.
Die häufigste Fehlentwicklung: Teams suchen nach „dem KI-Use-Case" statt nach Prozessen, die Hilfe brauchen. Der Ausgangspunkt ist nicht die Technologie, sondern die Arbeit.
Der Dreischritt
1. Prozessanalyse: Liste die Aufgaben auf, die regelmäßig anfallen. Bewerte jede nach Zeitaufwand (hoch/mittel/niedrig), Standardisierung (wiederholt sich die Aufgabe ähnlich?) und Fehleranfälligkeit (wie oft geht etwas schief?). Wo alle drei Werte hoch sind, liegt Potenzial.
2. Daten-Check: Gibt es für diesen Prozess genug Daten, Dokumente oder Referenzmaterial, mit dem ein KI-System arbeiten könnte? Ohne Input kein sinnvoller Output.
3. Impact-Abschätzung: Was bringt die Verbesserung? Zehn Minuten pro Tag sparen klingt klein. Über 20 Mitarbeitende und 250 Arbeitstage sind es 833 Stunden pro Jahr. Die Rechnung lohnt sich.
Typische Einstiegsbereiche
Content und Kommunikation: Entwürfe für E-Mails, Social Media, Berichte, Präsentationen. Schneller sichtbarer Nutzen, niedriges Risiko.
Wissensmanagement: Interne Dokumentation durchsuchbar machen, Onboarding-Material aufbereiten, Protokolle zusammenfassen.
Kundenservice: Häufig gestellte Fragen automatisiert beantworten, Tickets vorklassifizieren, Antwort-Entwürfe vorbereiten.
Datenanalyse: Berichte aus Rohdaten erstellen, Trends in Texten erkennen, Feedback-Auswertung beschleunigen.
Was nicht funktioniert
Ohne konkreten Prozess starten. „Wir machen jetzt was mit KI" führt zu teuren Piloten ohne Ergebnis. Besser: „Unser Angebotsprozess dauert zwei Stunden pro Angebot, 30 pro Woche. Kann KI den Entwurf beschleunigen?" Das ist eine testbare Hypothese.
Die Prüffrage
„Gibt es eine repetitive Aufgabe, die mich oder mein Team regelmäßig nervt, die standardisierbar ist und genug Input-Material hat?" Wenn ja, ist das dein erster Use Case.