Wissen, Loops und Skills

Wähle einen Ablauf, den du gut kennst und zu dem neue Kolleginnen und Kollegen oft fragen. Lass dich von der KI dazu interviewen. Achte darauf, dass sie nach Ausnahmen, typischen Fehlern und Ansprechpartnern fragt. Erst wenn du „fertig“ schreibst, fasst sie zusammen.

Diese Aufgabe gibt es nur mit deinem eigenen Ablauf. Wissen, das in Köpfen steckt, lässt sich nicht vorgeben, und jede Person kennt mindestens einen Ablauf.

Was du lieferst: die Zusammenfassung am Ende des Interviews.

Falle: Namen von Kolleginnen und Kollegen rutschen schnell hinein. Nenn Rollen statt Personen, etwa „die Teamleitung Einkauf“.

Mach aus dem Material einen Wissensbaustein. Ein Thema, kurze Abschnitte mit Überschriften, oben ein Steckbrief mit Titel, Bereich, Stand, Zielgruppe und Kurzbeschreibung. Grafiken beschreibst du in Worten. Verweise löst du auf oder markierst sie als [Verweis offen]. Was sich ändert, wie Ansprechpartner und Telefonnummern, ersetzt du durch einen Verweis.

Mit Seltrano: Auf dem Laufwerk des Service liegen zwei Fassungen des Leitfadens Reklamationsbearbeitung, eine von 2019 und eine von 2021. Gib beide mit, so wie du sie gefunden hast. Lade die PDF-Fassungen hoch, wenn dein Werkzeug das kann. Die Ablaufgrafik gibt es nur im PDF.

Mit deiner Aufgabe: Nimm die Zusammenfassung aus „Lass dich interviewen“.

Was du lieferst: den Baustein mit Steckbrief.

Falle: Zwei Fassungen sehen fast gleich aus. Wer beide mischt, hat Fristen im Baustein, die nicht mehr gelten.

Öffne einen neuen Chat. Gib nur den Baustein aus der Aufgabe davor mit und stell fünf Fragen, die neue Kolleginnen und Kollegen wirklich stellen würden. Prüf jede Antwort: Ist sie richtig, nennt sie den Abschnitt, ist nichts dazuerfunden?

Jede falsche Antwort zeigt eine Lücke. Ergänze den Baustein oder nimm den Satz „nicht geregelt, Ansprechpartner: [Rolle]“ auf.

Mit Seltrano: Nimm diese fünf Fragen. 1. Bis wann bekommt die Kundin eine Eingangsbestätigung? 2. Wer darf eine Kulanz über 250 Euro freigeben? 3. Was braucht die Kundin für eine Rücksendung? 4. Was gilt, wenn die Reklamation an einem Samstag eingeht? 5. Was gilt bei einer Reklamation über 5.000 Euro?

Mit deiner Aufgabe: Schreib fünf Fragen zu deinem Ablauf. Mindestens eine davon zu einem Fall, den du nicht geregelt hast.

Was du lieferst: die fünf Antworten, je mit deinem Urteil, und die Ergänzung am Baustein.

Falle: Eine Antwort, die plausibel klingt, ist noch keine richtige. Prüf jede gegen den Baustein.

Gib der KI ein Antwortschreiben, das gut ankam. Lass sie die Entscheidungen benennen, die es gut machen. Dann soll sie eine Vorlage mit Platzhaltern bauen und sagen, wofür die Vorlage nicht passt. Prüf die Vorlage an einem neuen Fall.

Mit Seltrano: Nimm das Antwortschreiben des Service auf eine Reklamation. Als neuen Fall erfindest du eine Reklamation mit falsch gelieferter Ware.

Mit deiner Aufgabe: Nimm ein eigenes gelungenes Schreiben, ohne Namen und ohne Vertrauliches.

Was du lieferst: die Liste der Entscheidungen, die Vorlage und den Text für den neuen Fall.

Falle: Regeln ohne Beleg im Beispiel. Frag bei jeder Regel nach, wo sie im Schreiben steckt.

Übersetze diese sechs weichen Kriterien in prüfbare: verständlich, vollständig, kurz, korrekt, professionell, freundlich.

Prüfbar heißt: Zwei Menschen kommen unabhängig zum selben Urteil. Die KI darf helfen.

Denk dabei an ein konkretes Ergebnis, etwa ein Merkblatt aus einer internen Richtlinie. Mit deiner Aufgabe: Nimm ein Ergebnis aus deinem Alltag, das du sonst mehrfach nachbesserst.

Was du lieferst: zu jedem weichen Kriterium ein oder zwei harte.

Falle: „Klar formuliert“ oder „gut strukturiert“ sind wieder weich. Frag dich bei jedem Kriterium: Könnte ich es nachzählen oder nachsehen?

Formuliere mit der Vorlage aus dem Übungspfad eine Loop-Anweisung und lass sie im Chat laufen. Die Vorlage hat die Teile ZIEL, FERTIG WENN, VORGEHEN, STOPP, REGELN und AUSGABE.

Mit Seltrano: Aus der Reisekostenrichtlinie 2026 soll ein Merkblatt für alle Mitarbeitenden in einfacher Sprache werden. Nutz die Kriterien aus „Kriterien hart machen“.

Mit deiner Aufgabe: Nimm eine Aufgabe, die du sonst mehrfach nachbesserst.

Prüf danach die Prüfliste der KI selbst. Zähl mindestens drei Sätze nach.

Was du lieferst: die Loop-Anweisung, das Ergebnis und dein Urteil zur Prüfliste.

Falle: Um ein Kriterium zu erfüllen, lässt die KI gern etwas weg. Wer kurze Sätze verlangt, bekommt sie manchmal auf Kosten einer Frist oder Ausnahme.

Öffne einen neuen Chat. Gib Ergebnis, Quelle und Kriterien aus „Eine Loop-Anweisung bauen“ mit. Lass jedes Kriterium mit Beleg prüfen. Vergleiche mit der Selbstprüfung aus dem ersten Chat.

Formuliere dann aus dem häufigsten Fehler eine Dauerregel und ergänze sie in deiner Loop-Anweisung.

Was du lieferst: die Prüfung, den Vergleich mit der Selbstprüfung und die neue Regel.

Falle: Eine Regel wie „auf Verständlichkeit achten“ ist keine. Sie muss so konkret sein, dass man sie prüfen kann.

Mach aus der Kennzahlenübersicht und der internen Einschätzung zur Lage eine Präsentation für die Geschäftsführung, in vier Schritten mit einem Haltepunkt: erst Kernaussagen mit Fundstelle, dann eine Storyline, die du freigibst, dann Folientexte, dann Sprechernotizen.

Mit deiner Aufgabe: Nimm zwei Unterlagen aus deinem Alltag, aus denen eine Vorlage für eine Entscheidung werden soll.

Was du lieferst: die Kernaussagen, die Storyline und die Folientexte.

Falle: Die interne Einschätzung widerspricht an mehreren Stellen den Kennzahlen. Übernimmt die KI sie ungeprüft, steht das auf den Folien.

Beantworte für jede Aufgabenkarte drei Fragen: 1. Wiederholt sich die Aufgabe? 2. Gibt es einen richtigen Weg? 3. Ist das Ergebnis in unter einer Minute prüfbar?

Drei Mal Ja: Skill. Zwei Mal: erst eine Prompt-Vorlage. Einmal: beim Prompt bleiben.

Die Aufgabenkarten Monatsbericht aus dem Auftragsexport Merkblatt aus einer internen Richtlinie Protokoll einer Teamrunde nach festem Schema Antwort auf eine Standardanfrage zum Lieferstand Social-Media-Post zu einer Messe Stellungnahme zu einer neuen Ausschreibung Strategiepapier 2027

Teste danach drei eigene Aufgaben.

Was du lieferst: für jede Karte die drei Antworten und das Ergebnis, dazu deine drei Aufgaben.

Falle: „Wiederholt sich“ heißt mindestens monatlich, mit ähnlichem Ablauf. Eine Aufgabe, die jedes Jahr einmal kommt, ist kein Kandidat.

Nimm die Aufgabe aus „Eine Loop-Anweisung bauen“, mit Seltrano oder deine eigene. Erledige sie einmal gemeinsam mit der KI und korrigiere unterwegs. Lass daraus eine SKILL.md ableiten.

Danach entrümpelst du: 1. Steht in der SKILL.md etwas, das in eine Referenzdatei gehört, also Beispiele, Kriterien oder Stilregeln? 2. Ist jeder Schritt ein Satz im Befehlston? 3. Gibt es einen Haltepunkt?

Kennt dein Werkzeug keine Skills, gilt dasselbe: Die SKILL.md wird zur Anweisung in einem Projekt oder Assistenten, die Referenzdateien werden zu Wissensdateien.

Was du lieferst: die SKILL.md und die Referenzdateien.

Falle: Eine SKILL.md, in der alle Beispiele und Kriterien stehen, wird lang. Die KI liest sie, folgt ihr aber gegen Ende schlechter.

Prüf die Beschreibung deines Skills mit fünf Anfragen. Bei welchen soll er anspringen, bei welchen nicht? Schärfe die Beschreibung, bis alle fünf richtig zugeordnet werden.

Mit Skill-Unterstützung: Leg den Skill ab und stell die Anfragen in neuen Chats. Ohne Skill-Unterstützung: Gib der KI die Beschreibung und frag bei jeder Anfrage, ob dieser Skill zuständig wäre und warum.

Mit Seltrano: Nimm den Skill „merkblatt-mitarbeitende“ und diese Anfragen. „Mach aus der Reisekostenrichtlinie eine einfache Übersicht für das Team.“ „Erstell ein Infoblatt zur neuen Homeoffice-Regel für alle Mitarbeitenden.“ „Fass die Reisekostenrichtlinie für die Geschäftsführung in drei Sätzen zusammen.“ „Schreib eine Antwort auf die Reklamation von Frau Baumgart.“ „Prüf den Liefervertrag auf Fristen.“

Mit deiner Aufgabe: Schreib fünf Anfragen zu deinem Skill, drei, bei denen er anspringen soll, und zwei, bei denen nicht.

Was du lieferst: die Zuordnung je Anfrage und die geschärfte Beschreibung.

Falle: Ohne den Satz „Nicht für …“ springt der Skill bei verwandten Aufgaben mit an.

Nutze deinen Skill in der nächsten Woche dreimal mit einem neuen Fall, jeweils in einer frischen Sitzung. Nach jedem Lauf: Bei einem Fehler nach der Ursache fragen und genau eine Regel ergänzen. Nicht mehr.

Was du lieferst: drei kurze Notizen, je mit Fall, Fehler und der neuen Regel.

Falle: Mehrere Regeln auf einmal. Dann weißt du nicht, welche gewirkt hat.